La realización de los trabajos de inventario, etiquetado y conciliación físico-contable de los bienes de nuestros clientes nos permiten obtener una imagen fiel del inmovilizado.
Assets Services-GS realiza un inventario con la siguiente metodología
Metodología
- Establecer unas normas de inventario Físico-Contable que rijan todos los aspectos técnicos relacionados con el inmovilizado, para su exhaustivo control.
- Vemos en que situación se encuentra la empresa al inicio del proyecto.
- Realizamos un inventario exhaustivo de todos los elementos actuales de la empresa, estableciendo diferentes relaciones jerárquicas entre los diferentes elementos que los componen.
- Realizamos un etiquetado individualizado de cada elemento con una etiqueta de alta resistencia y código de barras.
- Elaboramos una conciliación físico-contable entre los elementos recogidos en la fase anterior y la información contable, (fichero contable, facturas, contratos,…).
Esta conciliación se realiza siguiendo los criterios asumidos durante la fase de recogida de datos, dando una situación contable fiable al cliente. - Construimos una base de datos compatible con el programa de gestión del inmovilizado instalado en nuestros clientes.
Con esto logramos que el cliente tenga la situación real y fiable del patrimonio de su empresa para una mayor gestión de sus activos fijos.
Los servicios de Assets Services-GS se basan en tres principios fundamentales: Clasificación de los activos en función de su nivel de importancia estratégica y de la rentabilidad esperada, definición de los niveles de intervención para cada familia de activos y definición de políticas de optimización / Outsourcing de gestión de activos.
Dos principios básicos en el desarrollo de un proyecto de inventario son la rapidez y la fiabilidad de la información recogida. Para que el inventario no se quede desactualizado durante la propia intervención es necesario definir procedimientos de control para evitar la desactualización una vez que las altas de los bienes, los movimientos y las bajas de los bienes continúan ocurriendo. De esta forma Assets Services Global Solutions, después de su planificación y antes del inicio del proyecto enviará al cliente una carpeta conteniendo:
- Fichas de adquisición / alta de bienes
- Fichas de movimientos de bienes
- Fichas de bajas de bienes
El desarrollo de la conciliación físico-contable se desarrolla en tres fases secuenciales:
Fase I: El objetivo es la Asignación Directa resultante del cruce del fichero del inventario físico y del fichero contable previamente preparado para tal efecto. En esta fase se asignará a cada bien conciliado su respectivo valor contable.
Fase II: El objetivo de esta fase es la Asignación Documental. Los bienes que no se han asignado directamente en la Fase I son conciliados en esta fase mediante una conciliación manual con las facturas de los proveedores de nuestros clientes u otros documentos que empleamos como soporte.
Fase III: Esta es la última fase del proceso y la más importante. Es aquí cuando se tratan las diferencias encontradas durante las dos fases anteriores que podrían ser:
- Elementos identificados durante el inventario pero que no figuran en el fichero contable.
- Elementos presentes en el fichero contable pero que no fueron identificados durante el inventario manual.
Las causas por las que se pueden producir estas diferencias son varias (elementos que no existen pero que no se dieron de baja, elementos adquiridos pero no capitalizados, asociaciones erróneas en anteriores inventarios, elementos no etiquetados por su naturaleza como obras de arte).
Cada una de estas diferencias será tratada individualmente, proponiendo a nuestro cliente la mejor solución en cada caso concreto.
Assets Services-GS realiza la migración y/o integración de los datos recogidos en las principales aplicaciones ERP/IRP del mercado o para cualquier otro tipo de aplicación de gestión de inmovilizado o parque informático que soporte la importación de datos en formato ASCII.
Baan |
Tivoli |
Computer Associates (CA) |
Minimal |
Fresoft |
Oracle |
Gedas |
PeopleSoft |
Gedi |
Remedy |
Globalsoftt |
SAP |
J.D. Edwards |
SMS |
Independientemente del servicio de migración, siempre se proporciona la base de datos resultante de las operaciones de inventario y conciliación físico-contable, en formato estándar, en un soporte digital.
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